Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 12 octobre 2026
SmileFlow inc. (« nous ») s'engage à protéger les renseignements personnels conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et à la LPRPDE fédérale.
1. Renseignements collectés
Données de la clinique
- Nom, adresse, téléphone de la clinique
- Courriel et mot de passe du responsable
- Informations de facturation (traitées par Stripe)
Données des patients
- Nom, prénom, téléphone, courriel
- Historique des rendez-vous
- Date de naissance, numéro de dossier, date de dernière visite
- Préférence SMS (opt-in/opt-out)
- Avis et commentaires
- Renseignements d'assurance dentaire saisis ou photographiés par le patient
- Notes cliniques rédigées par le praticien avec le Scribe (forfaits Pro et Signature)
2. Finalités du traitement
- Envoi de rappels SMS automatisés
- Collecte d'avis Google après visite
- Gestion des rendez-vous et patients
- Rédaction assistée des notes cliniques (Scribe) et lecture des cartes d'assurance
- Réponses de l'assistant SmileFlow aux questions de l'équipe de la clinique
- Facturation et gestion du compte
- Amélioration du Service
3. Hébergement et sécurité
La base de données est hébergée au Canada (Montréal, région ca-central-1) via Supabase : c'est là que les renseignements sont stockés. Certains sous-traitants, listés à la section 4, traitent une partie de ces renseignements hors du Canada, le temps de rendre leur service (envoi d'un SMS, rédaction d'une note, réponse de l'assistant).
- Chiffrement en transit (TLS) et au repos (AES-256)
- Isolation des données par clinique (Row Level Security)
- Accès selon le rôle : la réception n'a pas accès aux notes cliniques
- Registre d'audit des consultations de dossiers patients
- Aucune connexion au Dossier santé Québec (DSQ)
Intelligence artificielle
Trois fonctions font appel à un fournisseur d'IA, qui reçoit uniquement ce qui est nécessaire à la tâche :
- Scribe clinique (Groq) : l'enregistrement de la dictée et le texte de la note en préparation. L'audio n'est pas conservé, la transcription brute est effacée dès la signature de la note, et le consentement du patient est recueilli et horodaté avant chaque dictée.
- Assistant assurance (Google Gemini) : la photo de la carte d'assurance, avec le consentement du patient.
- Assistant SmileFlow (Google Gemini) : la question posée par un membre de l'équipe et les données de la clinique nécessaires à la réponse (horaire, statuts, statistiques), pseudonymisées : les patients y sont désignés par des codes (P1, P2…), et les noms, téléphones, courriels, numéros de dossier, dates de naissance, notes administratives et contenu des notes cliniques ne sont pas transmis. La correspondance entre codes et patients reste sur les serveurs de SmileFlow. L'assistant est en lecture seule ; les questions et les réponses ne sont pas conservées, et chaque dossier patient consulté est inscrit au registre d'audit.
Ces fournisseurs sont utilisés via leurs offres commerciales d'API, dont les conditions excluent l'utilisation des données transmises pour entraîner leurs modèles. Les résultats produits par l'IA sont des brouillons ou des aides : le praticien relit, valide et signe ses notes.
4. Sous-traitants
| Service | Fournisseur | Données | Localisation |
|---|---|---|---|
| Base de données | Supabase | Toutes les données (stockage) | Canada |
| Exécution de l'application | Vercel | Requêtes en transit | Canada (Montréal) ; pages publiques servies par un réseau mondial |
| SMS | Twilio | Téléphone + message | États-Unis / Canada |
| Courriel | Resend | Courriel + message | États-Unis |
| Scribe clinique | Groq | Dictée audio, texte de la note | États-Unis |
| Assurance et assistant | Google (Gemini) | Photo de carte ; pour l'assistant, question et données pseudonymisées | États-Unis |
| Paiement | Stripe | Facturation de la clinique | Canada / États-Unis |
| Statistiques de visite du site public | Metricool | Adresse IP, navigateur, page vue et site de provenance des visiteurs du site (jamais les pages de l'application) | Union européenne |
5. Droits des personnes concernées
Conformément à la Loi 25, vous avez le droit de :
- Accéder à vos renseignements personnels
- Rectifier des informations inexactes
- Retirer votre consentement (opt-out SMS)
- Demander la suppression de vos données
- Être informé en cas d'incident de confidentialité
Les patients peuvent exercer leurs droits en contactant directement leur clinique. Les cliniques peuvent exercer leurs droits via privacy@smileflow.app.
6. Conservation des données
- Données de compte : conservées tant que le compte est actif, supprimées 90 jours après la clôture
- Données patients : conservées tant que la clinique est active
- Logs SMS : conservés 24 mois
- Données de facturation : conservées selon les obligations légales (7 ans)
7. Responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toute question : privacy@smileflow.app
Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).
8. Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique. Toute modification importante sera communiquée par courriel aux utilisateurs actifs 30 jours avant son entrée en vigueur.