Smart Waitlist
Liste d'attente intelligente : vos plages d'hygiène annulées, comblées par SMS
Un patient annule la veille. Au lieu d'appeler la liste un nom à la fois, SmileFlow texte les patients en attente et le premier qui répond OUI prend la plage. La réception n'a plus qu'à l'inscrire dans son PMS.
Programme Clinique Pilote — 10 premières cliniques
Un trou dans l'agenda d'hygiène, c'est environ 325 $ qui part
Une annulation de dernière minute en hygiène laisse une plage d'environ une heure sans production, alors que le loyer, les salaires et le temps de l'hygiéniste continuent de tourner.
Pour la combler, la secrétaire en chef reprend la liste au téléphone : boîte vocale, message, rappel. Quand un patient rappelle enfin, la plage est souvent passée.
Une liste d'attente sur papier ou dans un fichier Excel est un babillard passif : elle n'agit que si quelqu'un a le temps de la consulter au bon moment.
Comment la Smart Waitlist remplit une plage
Étape 1
Le rendez-vous se libère
La réception annule le rendez-vous dans SmileFlow, ou le patient répond ANNULER à son rappel par texto.
Étape 2
Les patients en attente reçoivent un texto
La plage est offerte par SMS aux patients de la liste d'attente qui ont accepté d'être contactés. Aucun appel à faire.
Étape 3
Le premier OUI prend la plage
Le premier patient qui répond OUI obtient la plage et reçoit sa confirmation. Un OUI arrivé trop tard reçoit un message poli : la place vient d'être réservée.
Étape 4
La réception l’inscrit dans son PMS
Un seul geste : inscrire le rendez-vous dans votre PMS, puis cliquer « Ajouté dans mon logiciel ». Le propriétaire reçoit un courriel pour chaque plage reprise.
Babillard passif ou liste d'attente active
Liste d'attente passive (papier, Excel)
Smart Waitlist SmileFlow
Liste d'attente passive (papier, Excel) : Quelqu'un doit penser à la consulter
Smart Waitlist SmileFlow : L'offre part dès que la plage se libère
Liste d'attente passive (papier, Excel) : Des appels un par un, souvent sur la boîte vocale
Smart Waitlist SmileFlow : Un texto aux patients en attente, zéro appel manuel
Liste d'attente passive (papier, Excel) : La plage reste vide si personne ne rappelle à temps
Smart Waitlist SmileFlow : Le premier patient qui répond OUI prend la plage
Liste d'attente passive (papier, Excel) : Aucune trace de qui a été contacté
Smart Waitlist SmileFlow : Chaque offre et chaque réponse sont notées
Fonctionne à côté de votre PMS, quel qu’il soit
SmileFlow travaille en parallèle de Progident, Dentitek, ExcelDent, DentoNovo, AD 2000 ou tout autre PMS : aucune migration, rien à installer sur le serveur de la clinique, et il ne touche ni à la facturation RAMQ ni à CDAnet. Votre PMS reste la référence pour l'agenda, les dossiers et la facturation.
Estimation
Ce que vaut une plage récupérée
- l'heure d'hygiène perdue par plage vide
- 325 $
- l'heure d'hygiène perdue par plage vide
- plages récupérées par semaine (hypothèse)
- 2
- plages récupérées par semaine (hypothèse)
- par mois, sur des coûts déjà payés
- ≈ 2 600 $
- par mois, sur des coûts déjà payés
Estimations basées sur une clinique type de 3 à 5 fauteuils au Québec. Ce sont des repères, pas des promesses : votre réalité dépend de votre grille tarifaire, de votre volume et de votre région.
Programme Clinique Pilote — 10 premières cliniques
Prête pour votre prochaine annulation.
Mise en place le jour même, accompagnée par le fondateur. Sans engagement : essai de 14 jours sans carte de crédit, puis un forfait par clinique, au mois.
Démo de 30 minutes, gratuite et sans engagement.
Questions fréquentes
Comment la liste d'attente sait-elle qu'une plage s'est libérée ?
Dès que la réception annule le rendez-vous dans SmileFlow, ou qu'un patient répond ANNULER à son rappel par texto, l'offre part par SMS aux patients en attente. Personne n'a à surveiller l'agenda.
Que se passe-t-il si deux patients répondent OUI ?
Le premier OUI obtient la plage et reçoit sa confirmation. Le patient qui répond ensuite reçoit un message lui indiquant que la place vient d'être réservée par un autre patient : personne n'est réservé en double.
Est-ce que SmileFlow fonctionne avec mon PMS ?
Oui, à côté de lui : Progident, Dentitek, ExcelDent, DentoNovo, AD 2000 ou tout autre PMS. SmileFlow n'est pas branché à votre PMS et ne le remplace pas : rien à migrer, votre équipe garde son logiciel et ses habitudes. Les rendez-vous à rappeler s'ajoutent dans SmileFlow en quelques clics, et une plage comblée par la liste d'attente s'inscrit dans votre PMS.
Les patients doivent-ils avoir donné leur consentement ?
Oui. Seuls les patients qui ont accepté d'être contactés par SMS reçoivent les offres, et chaque consentement est enregistré. Un patient peut se retirer en tout temps en répondant STOP. SmileFlow est conçu pour la Loi 25 et la LCAP.
Quel forfait inclut la liste d'attente ?
Start, à 349 $ par mois par clinique, comprend la liste d'attente, les rappels SMS, les demandes d'avis Google et l'assistant assurance. Pro, à 449 $ par mois avec le premier fauteuil inclus (150 $ par fauteuil supplémentaire), ajoute le scribe clinique. Sans engagement, essai gratuit de 14 jours.