Rappels et accueil
Rappels SMS dentaires : confirmations, avis Google et carte d'assurance avant la visite
Moins de no-shows, moins de post-its à l'accueil. SmileFlow confirme chaque rendez-vous par texto, rappelle le patient au bon moment, demande un avis Google après la visite et recueille la carte d'assurance avant que le patient s'assoie.
Programme Clinique Pilote — 10 premières cliniques
Les no-shows et la paperasse grugent l'accueil
Confirmer les rendez-vous du lendemain au téléphone, c’est composer, tomber sur la boîte vocale, laisser un message et rappeler plus tard. Pour chaque patient.
Une annulation apprise trop tard ne se recomble plus, et un patient satisfait pense rarement à laisser un avis Google. Au comptoir, la carte d'assurance se recopie à la main.
Ce que SmileFlow envoie, et quand
Étape 1
Confirmation dès la prise de rendez-vous
Le patient reçoit un texto et confirme sa présence en répondant OUI.
Étape 2
Rappels 7 jours, la veille et 2 h avant
Le patient répond OUI pour confirmer ou ANNULER pour libérer la plage, qui est aussitôt offerte à votre liste d'attente.
Étape 3
Demande d'avis Google après la visite
Un texto invite le patient satisfait à laisser un avis sur la fiche Google de la clinique.
Étape 4
Carte d'assurance avant la visite
Le patient photographie ou saisit sa carte depuis son téléphone ; votre équipe valide. Fini les post-its à l'accueil.
Appels de confirmation ou textos
Appels et papier
Rappels SmileFlow
Appels et papier : La réception compose, tombe sur la boîte vocale, rappelle
Rappels SmileFlow : Le texto part tout seul ; le patient répond quand ça lui convient
Appels et papier : Une annulation apprise trop tard
Rappels SmileFlow : ANNULER libère la plage et l'offre à la liste d'attente
Appels et papier : Avis Google laissés au hasard
Rappels SmileFlow : Une demande d’avis après chaque visite
Appels et papier : Carte d'assurance recopiée au comptoir
Rappels SmileFlow : Carte reçue avant la visite, validée par l'équipe
Fonctionne à côté de votre PMS, quel qu’il soit
SmileFlow travaille en parallèle de Progident, Dentitek, ExcelDent, DentoNovo, AD 2000 ou tout autre PMS : aucune migration, rien à installer sur le serveur de la clinique, et il ne touche ni à la facturation RAMQ ni à CDAnet. Votre PMS reste la référence pour l'agenda, les dossiers et la facturation.
Estimation
Ce que vaut un no-show évité
- la plage d'hygiène d'une heure
- 325 $
- la plage d'hygiène d'une heure
- no-show évité par semaine (hypothèse)
- 1
- no-show évité par semaine (hypothèse)
- par mois, sur des coûts déjà payés
- ≈ 1 300 $
- par mois, sur des coûts déjà payés
Estimations basées sur une clinique type de 3 à 5 fauteuils au Québec. Ce sont des repères, pas des promesses : votre réalité dépend de votre grille tarifaire, de votre volume et de votre région.
Programme Clinique Pilote — 10 premières cliniques
Prête pour votre prochaine annulation.
Mise en place le jour même, accompagnée par le fondateur. Sans engagement : essai de 14 jours sans carte de crédit, puis un forfait par clinique, au mois.
Démo de 30 minutes, gratuite et sans engagement.
Questions fréquentes
Les rappels respectent-ils la LCAP et la Loi 25 ?
SmileFlow est conçu pour la LCAP et la Loi 25 : un patient n'est contacté que s'il a donné son consentement, chaque consentement est enregistré, et un patient peut se désabonner en répondant STOP. Les données sont hébergées à Montréal.
Que se passe-t-il quand un patient répond ANNULER ?
Le rendez-vous est annulé, le patient reçoit une confirmation, et la plage est offerte aux patients de votre liste d'attente. La réponse apparaît dans votre tableau de bord pour que la réception mette son PMS à jour.
Les textos peuvent-ils partir en anglais ?
Oui. La langue des textos suit le réglage de votre clinique : en français ou en anglais.
Est-ce que SmileFlow fonctionne avec mon PMS ?
Oui, à côté de lui : Progident, Dentitek, ExcelDent, DentoNovo, AD 2000 ou tout autre PMS. SmileFlow n'est pas branché à votre PMS et ne le remplace pas : rien à migrer, votre équipe garde son logiciel et ses habitudes. Les rendez-vous à rappeler s'ajoutent dans SmileFlow en quelques clics, et une plage comblée par la liste d'attente s'inscrit dans votre PMS.
Quel forfait inclut les rappels SMS ?
Start, à 349 $ par mois par clinique, comprend la liste d'attente, les rappels SMS, les demandes d'avis Google et l'assistant assurance. Pro, à 449 $ par mois avec le premier fauteuil inclus (150 $ par fauteuil supplémentaire), ajoute le scribe clinique. Sans engagement, essai gratuit de 14 jours.